Trong khoa học quản trị, các chuyên gia trên thế giới đã nhận định rằng sự cải tổ có thể thực hiện được nếu công thức sau được áp dụng hợp lý: Không thỏa mãn với hoàn cảnh hiện tại, tầm nhìn cho tương lai và khả năng thực hiện bước đi đầu tiên. Những điều này phải lớn hơn các yếu tố cản trở sự phát triển.
Theo công thức này, nếu tổng của 3 yếu tố “Không thỏa mãn với hoàn cảnh hiện tại”, “Tầm nhìn cho tương lai” và “Khả năng thực hiện bước đi đầu tiên” lớn hơn “các yếu tố cản trở sự cải tổ”, thì chúng ta có thể tự tin rằng sự cải tổ là khả thi và có thể thành công. Đối chiếu với hoàn cảnh hiện tại của tổ chức GĐPT, điều mà chúng ta cần làm khi bắt tay xây dựng chương trình cải cách là:
1. Khẳng định một quan điểm “Là những người áo Lam, chúng tôi không thỏa mãn với tình hình hiện tại của tổ chức chúng tôi”.
2. Phác thảo một tầm nhìn “Chúng tôi đang bắt tay xây dựng một chương trình hành động để phát triển tổ chức cho phù hợp với xu thế thời đại”.
3. Đề xuất một bước đi đầu tiên “Chúng tôi đang thành lập Nhóm nghiên cứu cải cách GĐPT”.
4. Thừa nhận một thực tế “Chúng tôi biết có nhiều yếu tố cản trở quá trình cải cách tổ chức nhưng vạn sự khởi đầu nan, chúng tôi sẽ tìm cách khắc phục những yếu tố này càng sớm càng tốt”.
5. Như thế, chúng ta đang ở giai đoạn hình thành bước đi đầu tiên, đó là thành lập Nhóm Nghiên cứu cải cách GĐPT.
Cần làm việc theo nhóm.
Các chuyên gia trong khoa học quản trị đã nhận định rằng thời đại hiện nay là thời đại mà sự xuất chúng của vài cá nhân thiên tài không còn có thể tạo ra những thay đổi lớn bằng kết quả làm việc của một tập thể trí tuệ. Thật vậy, khi mà thông tin liên lạc được cập nhật và trao đổi liên tục trong từng giây từng phút trên khắp thế giới thì một vài bộ óc dù vĩ đại đến bao nhiêu cũng không thể hấp thu hết được kho tàng thông tin và kiến thức khổng lồ mà 6 tỉ người đang tạo ra. Nói một cách khác, thế kỷ 21 là thế kỷ của phương pháp làm việc theo nhóm, đòi hỏi sự phối hợp và huy động nguồn lực một cách có bài bản và hệ thống từ nhiều phía, chứ không còn là sự dựa dẫm vào một vài cá thể nổi bật nào nữa. Thạc sĩ Nguyễn Thị Oanh – một chuyên gia về Phát triển cộng đồng, đã nhận định rằng biết làm việc theo nhóm là một đòi hỏi khẩn cấp của thời đại. Tuy nhiên, đối với người VN chúng ta, khả năng làm việc theo nhóm còn rất yếu. Bà Oanh dẫn lời của các chuyên gia Liên Hiệp Quốc tham gia nghiên cứu về nguồn nhân lực Việt Nam, cho rằng: Người Việt Nam rất thông minh, cần cù và sáng tạo, chỉ tiếc rằng họ không biết làm việc theo tinh thần ê-kíp.
Bà Oanh cũng cho rằng người Việt Nam ta có câu châm ngôn bất hủ “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” để đề cao truyền thống đoàn kết và nhắc nhở tinh thần hợp tác. Tuy nhiên, dường như tinh thần này có tác dụng nhiều hơn trong môi trường truyền thống và trong những hoàn cảnh đặc biệt như chiến tranh chống xâm lược… còn vận dụng nó trong bối cảnh hiện tại có vẻ khó khăn hơn.
Từ quan điểm đó, chúng tôi viết những loạt bài này nhằm kêu gọi những người trong và ngoài tổ chức GĐPT và GHPGVN có cùng chí hướng và quan tâm đến sự thịnh suy của tổ chức GĐPT tham gia làm thành viên của Nhóm nghiên cứu, bởi vì công việc cải cách GĐPT không thể nào thực hiện thành công bởi một vài cá nhân và hoàn thành trong một sớm một chiều!
Nguyên tắc hoạt động.
Như bất kỳ nhóm làm việc nào, Nhóm nghiên cứu cải cách GĐPT, muốn hoạt động thành công, phải được xây dựng từ những nguyên tắc nền tảng sau:
– Mục đích: Theo tác giả Nguyễn Thị Oanh, mục đích chung trong hoạt động nhóm là điểm quy tụ các thành viên và để họ cùng chia sẽ trách nhiệm. Mục đích càng rõ ràng, và càng được các thành viên viên hiểu giống nhau thì mối liên kết trong nhóm càng mạnh mẽ và họ càng góp sức để cùng hành động. Mục đích mông lung thì nhóm rời rạc và dễ chia rẽ.
Theo chúng tôi, mục đích hình thành của Nhóm nghiên cứu là nhằm tập hợp nguồn nhân lực và trí tuệ của những người quan tâm đến sự thịnh suy của tổ chức GĐPT nhằm cùng nhau giải quyết các vấn đề sau:
– Xác định những vấn đề cấp thiết nhất của tổ chức GĐPT cần tập trung cải tổ.
– Tìm hiểu nguyên nhân tại sao những vấn đề này xảy ra.
– Nghiên cứu, tìm phương hướng giải quyết các vấn đề này dựa theo kinh nghiệm trong nước và quốc tế.
– Thử nghiệm các mô hình cải cách GĐPT phù hợp trong nhiều điều kiện hoàn cảnh khác nhau.
– Theo dõi, đánh giá các mô hình, rút ra kết luận và đề xuất một số phương án cải cách phù hợp nhất cho GĐPT trong thời đại mới.
– Giới thiệu và bàn giao các mô hình hợp lý cho PBHDTW để áp dụng đại trà trên toàn quốc.
Các quy tắc chung.
Tập thể nào khi làm việc chung cũng xây dựng nội quy để mọi người tuân theo. Ví dụ như lịch làm việc ngắn hạn, dài hạn, lịch họp trực tuyến hoặc họp offline (các thành viên trực tiếp gặp mặt nhau khi có điều kiện), kỷ luật làm việc, thời hạn hoàn thành công việc, chất lượng tối thiểu cần có của bài viết…
Vai trò các thành viên trong nhóm.
Như chuyên gia Nguyễn Thị Oanh khẳng định, muốn đạt đến mục đích chung tập thể nào cũng phải phân công cụ thể, ai làm việc nấy. Dẫm chân lên nhau hay không làm đúng công việc được phân công sẽ gây khó khăn cho sự vận hành của nhóm. Trước mắt, nhóm nghiên cứu cần mời cho được một số lượng thành viên nhất định. Khi đã có số lượng thành viên tương đối ổn định, Nhóm cần phân công một số vị trí chủ chốt như sau:
– Điều phối viên điều hành chung toàn bộ công việc của nhóm
– Kỹ thuật viên quản lý diễn đàn trực tuyến
– Các tiếu ban phụ trách từng mảng đề tài
– Cố vấn khoa học, Cố vấn giáo hạnh
– Nhóm nòng cốt, nhóm mở rộng …
Dự kiến chương trình làm việc
Như quy luật thành, trụ, hoại, không, nhóm làm việc phải trải qua giai đoạn khai sinh, lớn lên, trưởng thành và kết thúc. Biết được quy luật phát triển của nhóm, người điều phối và thành viên nhóm sẽ không quá hoang mang, bất ngờ và lo lắng, ngược lại phải chủ động đề ra những sách lược can thiệp phù hợp cho từng giai đoạn. Theo nghiên cứu của các nhà khoa học, một nhóm hoạt động sẽ trải qua các giai đoạn như sau:
1. Hình thành: Xác định mục tiêu chung của nhóm, mời thành viên tham gia.
2. Bão tố: Các thành viên làm quen với nhau. Bắt đầu tranh luận về nhiều mặt, ví dụ cách thức tổ chức nghiên cứu, vai trò của các tiểu ban, phương hướng hoạt động… Xung đột xảy ra là tất yếu nhưng thành viên không nên nản lòng và đốt cháy giai đoạn.
3. Ôn định: Để làm việc có hiệu quả, nhóm viên đề ra các thủ tục làm việc như kỷ luật và nguyên tắc làm việc, phân công, xác định trách nhiệm, quyền hạn, phương thức truyền thông, cách ứng xử phù hợp… Thống nhất thể chế hoạt động và kế hoạch của nhóm lớn, của tiểu ban và của từng thành viên.
4. Vận hành tốt: Thành viên và tiểu ban bắt tay vào thực hiện kế hoạch đề ra và chí thú với mục đích chung. Các vấn đề nảy sinh được giải quyết trên cơ sở của sự đồng lòng nhất trí.
5. Kết thúc: Mục đích đề ra cũng đến lúc hoàn thành. Mọi hoạt động đều phải kết thúc với một cuộc lượng giá để rút kinh nghiệm hay chuẩn bị cho một giai đoạn mới. Nhóm tuyên bố giải thế hoặc thành lập một nhóm mới.
Riêng đối với Nhóm nghiên cứu HĐH của chúng ta, sau giai đoạn “hình thành” và “bão tố” người viết xin phác thảo một kế hoạch hoạt động sơ bộ của nhóm trong thời gian sắp tới như sau:
Mục tiêu hoạt động của nhóm nghiên cứu cải cách
1. Xác định những vấn đề cấp thiết nhất của tổ chức GĐPT cần tập trung cải tổ.
2. Tìm hiểu nguyên nhân tại sao những vấn đề này xảy ra.
3. Nghiên cứu tìm phương hướng giải quyết các vấn đề này dựa theo nghiên cứu và kinh nghiệm trong nước và quốc tế.
4. Thử nghiệm các mô hình cải cách GĐPT phù hợp trong nhiều điều kiện hoàn cảnh khác nhau.
5. Theo dõi, đánh giá các mô hình, rút ra kết luận và đề xuất một số phương án cải cách phù hợp nhất cho GĐPT VN trong thời đại mới.
6. Giới thiệu và bàn giao các mô hình hợp lý cho PBHDTW để áp dụng đại trà trên toàn quốc.
Công việc trước mắt.
Xếp hạng vấn đề ưu tiên
Lâu nay, chúng ta vẫn biết rằng các sinh hoạt của GĐPT thường được chia thành các mảng hoạt động truyền thống như Phật pháp, Văn nghệ, Hoạt động thanh niên, Từ thiện xã hội..v..v Khi thành lập Nhóm nghiên cứu, chúng ta dễ có xu hướng thiết lập các tiểu ban nghiên cứu dựa trên các mảng hoạt động này. Tuy nhiên, theo ý kiến của chúng tôi, chúng ta không nên dựa vào cấu trúc sẵn có này để áp đặt một đường lối hoạt động của Nhóm nghiên cứu mà thay vào đó phải bám vào thực tế, đó là sinh hoạt của GĐPT đang đòi hòi những vấn đề gì nóng hổi nhất thì hãy dựa vào đó để tổ chức các tiểu ban nghiên cứu tương ứng. Thật vậy, làm sao chúng ta khẳng định chắc chắn rằng bộ khung hoạt động với 4 bộ môn kể trên mà chúng ta lâu nay vận dùng là bộ khung bền chắc và hợp lý nhất để tổ chức sinh hoạt GĐPT trong hoàn cảnh hiện tại? Nếu nhu cầu của thực tế đòi hỏi có bộ khung là 5 hoặc 6 bộ môn thì chúng ta xử lý thế nào? Hoặc giả sử thực tế cuộc sống cần thay bộ khung này bằng một bộ khung hoàn toàn khác thì chúng ta trả lời ra sao?
Chính vì nhu cầu phải bám vào thực tiễn cuộc sống và không đi vào lối mòn “xưa bày nay làm” nên Nhóm nghiên cứu phải mạnh dạn vận dụng nguyên tắc tùy duyên bất biến của đạo Phật để xác định những vấn đề nổi cộm nhất của GĐPT hiện tại là gì, từ đó chọn lựa ra các vấn đề trọng tâm nhất để tìm cách giải quyết.
Người viết xin đề nghị quý bạn đọc thực hiện bài tập xếp hạng vấn đề ưu tiên bằng cách điền vào bảng sau theo 8 bước được liệt kê bên dưới:
Liệt kê vào cột (1) 10 vấn đề mà quý bạn đọc cho là nổi cộm nhất mà tổ chức GĐPT chúng ta cần tập trung giải quyết. Hãy liệt kê ngẫu nhiên theo thứ tự bất kỳ, đừng quan tâm đến các cột còn lại.
Sau khi đã liệt kê xong ở cột 1, bạn đọc chuyển sang cột (2) để đánh giá tầm quan trọng của 10 vấn đề đó. Cho điểm từng vấn đề theo mức: quan trọng nhất là 10 điểm, và ít quan trọng nhất là 1 điểm.
Tiến hành tương tự cho cột (3) về mức độ khẩn cấp của vấn đề. 10 điểm: hết sức khẩn cấp, không thể không giải quyết. 1 điểm: không khẩn cấp gì cả, có thể từ từ xử lý sau này.
Tiến hành tương tự cho cột (4) về mức độ khả thi. 10 điểm: vấn để này Nhóm HĐH có thể giải quyết một cách rất khả thi và tương đối dễ dàng. 1 điểm: hoàn toàn không khả thi.
Tính tổng điểm của các vấn đề và ghi vào cột 5
Lưu ý: Khi thực hiện bài tập này, chỉ cần tập trung vào từng cột và cố gắng đừng để phân tán bởi các cột khác. Ví dụ một vấn đề có thể quan trọng, nhưng không khẩn cấp, như vấn đề “Chương trình Phật pháp khô khan, dùng nhiều từ Hán Việt gây khó hiểu cho đoàn sinh” chẳng hạn. Đây là một vấn đề quan trọng có thể xếp hạng 7 điểm, nhưng chưa cần giải quyết khẩn cấp lắm thì xếp hạng 4 điểm, và nếu khả năng Nhóm nghiên cứu có thể xử lý vấn đề này rốt ráo là rất thấp thì xếp hạng khả thi là 2 điểm, v.v.
Trong nhóm nghiên cứu, người nào đang có điều kiện sinh hoạt trong 1 đơn vị GĐPT thì có thể làm thêm một bài tập đối chiếu bằng cách tìm một dịp thuận tiện để tiếp xúc thân mật với 1 em đoàn sinh (ngành Oanh, ngành Thiếu/ngành Thanh), 1 bậc phụ huynh hoặc 1 anh chị huynh trưởng khác và đặt câu hỏi: “Theo em (hoặc anh/chị), điều gì khiến em (anh/chị) không hài lòng nhất trong sinh hoạt của GĐPT hiện nay?” Câu trả lời của các đối tượng được điền vào hàng cuối cùng.
Sau khi có kết quả bài tập xếp hạng từ tất cả các thành viên, người viết sẽ tổng hợp lại và gửi kết quả cho toàn bộ thành viên trong nhóm để lấy ý kiến thêm vài lần trước khi toàn bộ nhóm hoàn toàn đồng ý với các vấn đề nổi cộm nhất cần tập trung giải quyết.
Có thể 3, 5, hoặc 7 vấn đề, tùy thực tế thể hiện như thế nào thì Nhóm sẽ bám theo đó để nghiên cứu và chia các tiểu ban. Sau khi các nhóm đã chia tiểu ban và toàn bộ thành viên đều thống nhất phương hướng hoạt động cũng như nắm rõ cách thức sử dụng các công cụ thảo luận trực tuyến, các thành viên nhóm sẽ bắt tay vào thực hiện lộ trình hoạt động của Nhóm nghiên cứu cải cách GĐPT mà người viết đã trình bày ở các bài trước.
Lời cuối
Loạt bài viết “cải cách GĐPT” được chúng tôi thực hiện hoàn toàn nằm trong suy nghĩ của cá nhân, nên chắc chắn không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót, mong bạn đọc góp ý. Với trăn trở làm sao GĐPT ngày càng phát triển vững mạnh, thu hút ngày càng nhiều giới trẻ tham gia, chúng tôi mong tất cả những ai quan tâm đến sự thịnh suy của GĐPT mà trước hết là Phân ban Hướng dẫn GĐPT tỉnh Thừa Thiên Huế, nên sớm bắt tay vào thực hiện việc cải tổ để Mái Nhà Lam của chúng ta ngày càng phát triển bền vững và kiên cố.
Chúng ta có thành lập được nhóm Cải cách hay không và tiến độ công việc có được tốt hay không, tất cả đều trông cậy vào sự nhiệt tình và thậm chí có phần hy sinh của quý anh chị.
Kính chào Tinh Tấn.
QT-T.T.K.V
